Dietas
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La palabra «per diem» significa «por día» o «por cada día». Las dietas son asignaciones diarias para gastos de comida durante un viaje que incluya pernoctación. No se conceden dietas por viajar el mismo día. Las dietas complementan el coste de las comidas y las propinas. No es necesario presentar recibos para percibir estas dietas. Consulte Reembolso de dietas por comidas en viajes nacionales.
Comidas proporcionadas – Reduzca el importe de las dietas que reclama si le proporcionaron alguna comida durante el viaje. Por ejemplo, si el almuerzo fue proporcionado por una conferencia, reste la dieta de almuerzo de la cantidad total que está presentando para el reembolso. Si organizó una comida de negocios, no solicite tanto el reembolso de la comida como el de las dietas. Consulte Reembolso de dietas por comidas en viajes nacionales.
Asiento contable de dietas
Las dietas en el extranjero son establecidas mensualmente por la Oficina de Dietas como tarifas máximas en dólares estadounidenses para el reembolso de los civiles del Gobierno de EE.UU. que viajan en misión oficial a zonas extranjeras. El alojamiento y los M&IE (Meals & Incidental Expenses) se consignan por separado, seguidos de una tarifa diaria combinada. El desglose de las tarifas por comidas y gastos imprevistos figura en el Apéndice B. Para la normativa relativa a estas tarifas, véase el Reglamento Federal de Viajes (FTR) establecido por la Administración de Servicios Generales y la normativa de aplicación establecida por las Agencias Federales. (Agencias de Asuntos Exteriores – véase el Manual de Asuntos Exteriores (FAM) (Vol. 14); Agencias de Defensa – véase el JTR tanto para los miembros de los servicios uniformados como para los civiles).
NOTA: Toda localidad que no figure en la lista de dietas de un país recibe la tarifa «Otros» que administramos y publicamos para ese país. Un suburbio no incluido en la lista de un lugar incluido en la lista tiene la tarifa «Otros», no la del lugar del que es un suburbio.
Se establecen importes separados para alojamiento y manutención más gastos de viaje imprevistos (M&IE). El importe máximo por alojamiento está destinado a cubrir sustancialmente los gastos de alojamiento en instalaciones adecuadas, convenientes y de precio moderado. La parte de M&IE está destinada a cubrir sustancialmente el coste de las comidas y los gastos de viaje imprevistos, como lavandería y limpieza en seco. Los porcentajes máximos de dietas para países extranjeros se basan en los costes comunicados en la Encuesta sobre hoteles y restaurantes (formulario DS-2026) presentada por los puestos del gobierno de EE.UU. en zonas extranjeras. Este informe incluye los precios de las habitaciones de hotel y las comidas en establecimientos representativos de los hoteles y restaurantes de precio moderado y adecuados más utilizados por los viajeros federales típicos. La parte de las dietas correspondiente al alojamiento se basa en los costes medios comunicados por una habitación individual, incluidos los gastos de servicio e impuestos obligatorios. La parte correspondiente a las comidas se basa en los costes medios de un desayuno, comida y cena en los establecimientos utilizados habitualmente por los empleados en ese lugar, incluidos impuestos, gastos de servicio y propinas habituales. La tarifa M&IE se basa en estos costes de comidas más una cantidad adicional, igual al 10% de los costes combinados de alojamiento y comidas, para cubrir los gastos de viaje imprevistos.
Cómo facturar las dietas
Los empleados tienen derecho a dietas para cubrir los gastos de comida cuando viajan por motivos de trabajo de la Universidad, o pueden ser reembolsados presentando recibos detallados y desglosados por conceptos. Se puede utilizar cualquiera de los dos métodos, pero sólo se puede aplicar uno por viaje.
Los gastos razonables de las comidas realizadas durante los viajes por asuntos de la Universidad pueden reclamarse cumplimentando un formulario de reclamación de gastos, adjuntando los recibos originales e indicando el propósito de la reunión/viaje. Los gastos de manutención también pueden reembolsarse sobre la base de una dieta sin necesidad de presentar recibos (véase el método 2).
Los empleados tienen derecho a percibir dietas para cubrir los gastos de comidas cuando viajan por cuenta de la Universidad. Rellene un formulario de solicitud de reembolso de gastos, indique las fechas del viaje y el motivo de la reunión/viaje. No es necesario presentar recibos para solicitar dietas.
Dietas mínimas
Una dieta es una cantidad diaria fija y predeterminada que una empresa paga a sus empleados por el alojamiento (hoteles), las comidas y los gastos imprevistos en que incurren dichos empleados cuando viajan por trabajo. La empresa abona esta dieta a los empleados en lugar de pagar los gastos reales del viaje. Los empleados pueden utilizar sus dietas por gastos imprevistos/otros para cubrir propinas, servicio de habitaciones, lavandería o tintorería en reuniones de trabajo importantes. El importe de las dietas puede variar en función de si la empresa opta por reembolsar el coste combinado de alojamiento y manutención, o sólo el de manutención e imprevistos.
Las dietas pueden basarse en la época del año, el lugar del viaje o ambos. Al crear una regla de dietas, puede especificar que se retenga un porcentaje de la tarifa de dietas si un empleado recibe comidas o servicios de cortesía. También se puede establecer un número mínimo de horas y un número máximo de horas en las que se puede aplicar la tarifa de dietas al viaje de un empleado.
